Organizar el Correo electrónico en outlook con reglas de mensajes

Cada día se necesita mas un gestor de correo para organizar adecuadamente los mensajes que vamos recibiendo.
Dentro del uso de los gestores de correo, para bien o para mal el Outlook es el mas extendido y hoy hablare brevemente sobre como realizar reglas para organizar los mensajes según vayan llegando a la bandeja de entrada.

Si utilizas un servicio en la nube, tipo office 360 o bien Google, o cualquier otro servidor con conexión IMAP, seguramente te interese organizar los mensajes según llegan, por ejemplo, para enviarlos a los proyectos que gestionas directamente, clasificarlos según el remitente o por ejemplo tener un pst anual para ir almacenando los mensajes año por año y así tener todo mas organizado.

El primer paso sera crear un nuevo archivo PST. Para esto desde el outlook debemos ir a la opción “Configuración de la Cuenta”

crear_pst1Y en la pestaña de Archivo de Datos, Agregar un PST nuevo.

crear_pst2Una vez Creado el PST, dependiendo de la versión de Outlook que tengas deberás buscar el gestor de reglas.

reglas outlook 2010reglas outlook 2013reglas outlook 2007

Lo importante es que llegaremos al gestor de reglas de outlook.

gestor reglas outlookEn este caso la regla a crear seria que los mensajes que lleguen para mi en el campo Para o en el CC, automáticamente se mueva una copia del mensaje a otra carpeta.

El mensaje original seguirá en el servidor de correo y la copia ira  a parar al PST que yo seleccione en la carpeta que a mi me interese.

Pulsamos en nueva Regla, para abrir el asistente y Marcamos la opción “mover a una carpeta los mensajes de una persona”

regla_outlookPaso1

Seleccionamos las opciones de entrada para los mensajes según vayan llegando en este caso he marcado ” Donde mi nombre esté en el cuadro Para o CC”

regla_outlookPaso2Pulsamos en siguiente y vamos a la segunda pantalla del asistente, donde debemos desmarcar todo y marca unicamente la opcion “mover una copia a la carpeta especificada”

regla_outlookPaso3

Seleccionamos la carpeta del nuevo PST donde queremos que entren los mensajes de esta regla.

regla_outlookPaso4y pulsamos en siguiente para avanzar en el asistente.

regla_outlookPaso5

Podemos agregar mas criterios a la regla como excepciones: (no necesarias en este ejemplo)

regla_outlookPaso6Por ultimo le ponemos un nombre a nuestra Regla y verificamos que esta todo correcto:

regla_outlookPaso7

Pulsamos en Finalizar , y ya estará lista para cuando empiecen a entrar los emails con las condiciones establecidas en la regla.

regla_outlookPaso8

Esto mejorara la organizacion de los mensajes y nos evitara tener que estar copiándolos de un sitio a otro.

Alfonso López

Alfonso López

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MBA Dirección de Sistemas de Información.
Grado Ingeniería Informática.
Ingeniero Técnico Informática sistemas.
CISM - LPIC1 - SUSE SCA - MCSE
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Alfonso López

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